退職代行から連絡が来た会社の対応｜仙台の弁護士が解説

2026/10/23

はじめに

従業員本人ではなく、「退職代行」を名乗る業者、労働組合または弁護士から、突然、退職の連絡が届くことがあります。

会社としては、「本人から直接連絡がないので認めない」「引継ぎをするまで退職させない」と対応したくなるかもしれません。しかし、感情的に拒絶したり、退職を妨げるような対応をしたりすると、未払賃金や有給休暇、ハラスメントなどをめぐる別の紛争へ発展するおそれがあります。

一方で、連絡してきた相手の身元や権限を確認しないまま、退職日、有給休暇、金銭の支払などについて合意することも適切ではありません。

本稿では、退職代行から連絡を受けた会社が、最初に確認すべき事項と実務上の注意点を解説します。

1　まず確認するのは「誰が連絡してきたか」

退職代行の運営主体は、大きく次の3つに分けられます。

① 弁護士

弁護士は、従業員の代理人として、退職日の調整、有給休暇、未払賃金、退職金、損害賠償などについて交渉できます。

弁護士から通知が来た場合は、通常、通知書や委任状に記載された所属弁護士会、法律事務所名、連絡先などを確認します。不審な点があれば、通知書に記載された番号だけに頼らず、弁護士会の登録情報などを使って本人確認をすることも考えられます。

② 労働組合

従業員が加入した労働組合から、退職に関する通知や団体交渉の申入れが行われることがあります。

労働組合法は、使用者が正当な理由なく団体交渉を拒否することを不当労働行為として禁止しています。「自社内の組合ではない」「退職する従業員の問題である」という理由だけで、一律に対応を拒否することは適切ではありません。e-Gov 法令検索

もっとも、団体交渉の申入れがあった場合でも、直ちに相手方の要求をすべて受け入れなければならないわけではありません。組合の名称、所在地、担当者、従業員との関係、要求事項などを確認し、会社側も必要な準備をしたうえで誠実に対応します。

③ 民間の退職代行業者

弁護士でも労働組合でもない民間業者については、基本的には、従業員の退職意思を会社へ伝える「使者」としての対応に限られます。

退職日の調整、未払残業代、退職金、損害賠償などについて、従業員の代理人として法律上の交渉を行うことは、弁護士法との関係で問題となる可能性があります。

ただし、民間業者からの連絡だからといって、伝えられた退職意思を当然に無視できるわけではありません。会社は、意思表示の内容と本人の真意を確認しながら、必要な手続を進める必要があります。

2　本人の退職意思と代行者の権限を確認する

退職代行から連絡が来た場合は、少なくとも次の資料・事項を確認します。

• 対象となる従業員の氏名、所属および社員番号
• 退職の意思が明確に示されている書面
• 希望する退職日
• 退職届の原本を提出する予定
• 代行者の名称、住所、担当者および連絡先
• 委任状その他、本人から依頼を受けたことが分かる資料
• 今後の連絡方法
• 有給休暇、未払賃金、退職金などに関する希望
• 会社の貸与品や業務データの返還方法

本人確認のために連絡する場合でも、繰り返し電話をかけたり、自宅へ突然訪問したり、上司が家族へ働きかけたりすることは避けるべきです。

本人が代行者を窓口に指定しているのであれば、緊急性のない連絡は原則として指定された窓口を通じて行いましょう。

3　会社が同意しなければ退職できないとは限らない

期間の定めのない雇用契約では、民法上、労働者は退職の申入れをすることができ、原則として申入れから2週間が経過すると雇用契約が終了します。厚生労働省の労務管理資料でも、この原則が説明されています。mhlw.go.jp

そのため、「会社が承認しない限り退職させない」「後任者が見つかるまで退職届を受理しない」という対応には問題があります。

もっとも、実際の退職日は、次の事情を確認したうえで判断する必要があります。

• 雇用期間の定めがあるか
• 就業規則に退職手続の規定があるか
• 退職届に記載された退職日
• 年次有給休暇の残日数
• 会社と従業員の間で退職日の合意が成立しているか
• 即時退職を求める事情があるか
• 欠勤期間の取扱い

有期労働契約の場合は、契約期間途中の退職について、無期契約とは異なる検討が必要です。契約期間、入社からの経過期間、やむを得ない事情の有無などを個別に確認しましょう。

4　「明日から出社しない」と言われた場合

退職代行から「本人は本日以降、出社しない」と伝えられることがあります。

この場合、会社は、退職日までの期間を次のいずれとして扱うのか整理する必要があります。

• 年次有給休暇
• 会社が認めた休暇
• 欠勤
• 合意による即日退職

退職の申入れがあったことと、退職日まで出勤する義務がなくなることは、必ずしも同じではありません。年次有給休暇の申請がなく、会社も就労免除に合意していなければ、欠勤として扱う余地があります。

ただし、無断欠勤であるとして直ちに懲戒解雇をしたり、多額の損害賠償を請求すると通知したりすることは慎重にすべきです。懲戒処分には、就業規則上の根拠や処分の相当性が必要であり、損害賠償も会社に生じた具体的な損害や因果関係を立証しなければなりません。

まずは書面で、退職日、退職日までの勤怠、有給休暇の申請状況などを確認するのが適切です。

5　残っている有給休暇はどう扱うか

退職予定の従業員であっても、在籍中は年次有給休暇を取得できます。

年次有給休暇は、原則として労働者が指定した日に与える必要があります。会社には、事業の正常な運営を妨げる場合に取得日を変更する「時季変更権」がありますが、退職日を越えて変更することはできません。

そのため、退職日までの全勤務日について有給休暇を申請され、変更できる勤務日が残っていない場合、単に「引継ぎが終わっていない」「代替要員がいない」という理由だけで取得を拒否するのは困難です。労働局の解説でも、退職日までの残日については時季変更権を行使できない場合があるとされています。jsite.mhlw.go.jp

会社としては、次の事項を確認しましょう。

• 有給休暇の残日数
• 申請の対象日
• 退職希望日
• 所定休日との関係
• 引継ぎを行える日が残っているか

引継ぎが必要な場合は、有給休暇を一方的に否定するのではなく、本人または正当に交渉できる代理人と、出勤日や退職日について協議することが現実的です。

6　会社の貸与品やデータを回収する

本人が出社しない場合でも、次のような会社物品は返還してもらう必要があります。

• 健康保険証または資格確認に関する書類
• 社員証、入館証、鍵
• パソコン、携帯電話、タブレット
• 制服、備品、社用車
• 紙の顧客資料や契約書
• USBメモリなどの記録媒体
• 会社名義のクレジットカード

返還物の一覧、返送先、期限、配送方法、送料負担などを記載した書面を送り、追跡可能な方法で返送してもらうとよいでしょう。

併せて、社内システム、メール、クラウドサービスなどのアカウントを停止し、アクセス履歴も保存します。ただし、会社が業務上管理するアカウントと、従業員個人のアカウントを区別し、必要以上に私的情報へアクセスしないよう注意が必要です。

貸与品が返還されない場合でも、その価格を最終給与から一方的に控除することは避けるべきです。労働局も、機器の破損料や貸付金などを賃金から一方的に相殺することは、原則としてできないと案内しています。jsite.mhlw.go.jp

7　退職後の賃金・書類の処理を止めない

退職代行を利用されたことへの不満から、給与や離職票の処理を遅らせることはできません。

退職した従業員から請求を受けた場合、会社は、原則として7日以内に賃金を支払い、本人の権利に属する金品を返還しなければなりません。金額について争いがあるときも、争いのない部分は支払う必要があります。mhlw.go.jp

また、雇用保険の被保険者が退職した場合、会社は所定の期限内に資格喪失届などを提出し、必要に応じて離職票を本人へ交付します。宮城労働局は、被保険者でなくなった日の翌日から起算して10日以内に、所轄ハローワークへ手続をするよう案内しています。jsite.mhlw.go.jp

会社側で確認すべき主な事務は、次のとおりです。

• 最終給与、残業代、立替経費の精算
• 退職金の有無と支給時期
• 雇用保険被保険者資格喪失届
• 離職証明書・離職票
• 健康保険・厚生年金の資格喪失手続
• 源泉徴収票
• 退職証明書
• 住民税の処理

本人から退職証明書を請求された場合は、使用期間、業務の種類、地位、賃金、退職事由のうち、本人が求めた事項について遅滞なく交付する必要があります。茨城労働局

実務上の注意点――初動対応のチェックリスト

退職代行から連絡が来たら、次の順序で対応するとよいでしょう。

1. 通知書、メール、録音などを保存する
2. 代行者の名称、運営主体、連絡先を確認する
3. 委任状や退職届などで本人の意思を確認する
4. 弁護士、労働組合、民間業者のいずれかを確認する
5. 連絡窓口を人事担当者などに一本化する
6. 雇用契約書、就業規則、有給休暇残日数を確認する
7. 退職日とそれまでの勤怠の取扱いを整理する
8. 貸与品、業務データ、引継事項を一覧化する
9. 未払賃金や退職金の有無を確認する
10. 社会保険、雇用保険、源泉徴収票などの手続を進める

退職代行からの連絡を受けた段階で、従業員に懲戒処分や損害賠償を示唆する文書を送ることは避け、まず事実関係と法的な立場を整理することが重要です。

よくある質問

Q1　本人から直接連絡がないので、退職届を受け取らなくてもよいですか

本人の退職意思が明確で、その意思表示が会社へ到達している場合、本人が直接持参していないという理由だけで無視することは適切ではありません。

もっとも、なりすましなどの可能性もあるため、退職届、委任状、本人確認資料などによって真意を確認する必要があります。

Q2　就業規則に「退職は1か月前までに申し出る」と書いてあります

退職の1か月前までに申し出るという規定は、引継ぎ、後任者の確保、社会保険や雇用保険などの退職事務を円滑に行うための社内ルールとして、通常は合理性があります。従業員にも、できる限り就業規則に沿った申出を求めることができます。

もっとも、期間の定めのない雇用契約について、就業規則によって民法627条の予告期間を延長し、労働者を2週間を超えて拘束できるかについては見解が分かれています。

裁判例には、民法627条の予告期間を使用者のために延長することはできないとして、就業規則を民法に抵触する限度で無効としたものがあります。そのため、1か月前の申出がなかったことだけを理由に退職を認めない、退職後も出勤を強制する、違約金を請求するといった対応は慎重にすべきです。

会社としては、就業規則の遵守と十分な引継ぎを求めつつ、退職意思の内容、雇用契約の期間、有給休暇、実際の申出日などを踏まえて、退職日を個別に判断する必要があります。

Q3　引継ぎをしない従業員へ損害賠償を請求できますか

引継ぎをしなかったというだけで、当然に損害賠償を請求できるわけではありません。

請求には、従業員の義務違反、会社に生じた具体的損害、義務違反と損害の因果関係などが必要です。業務上の混乱をすべて従業員へ負担させることは困難であるため、請求を通知する前に慎重な検討が必要です。

Q4　外部の労働組合からの団体交渉を断れますか

従業員が加入する労働組合から、退職条件など義務的団体交渉事項について適法な申入れがあった場合、社外の労働組合であることだけを理由に拒否すると、不当労働行為となる可能性があります。

申入書や要求事項を確認し、開催日時や出席者を調整したうえで、誠実に対応する必要があります。

Q5　連絡してきた民間業者と退職条件を話し合ってもよいですか

弁護士でも労働組合でもない民間の退職代行業者は、原則として、本人の退職意思や希望を会社へ伝える「使者」の役割にとどまります。

民間業者が報酬を得て、本人の代理人として退職日、有給休暇、未払賃金、退職金、損害賠償などの法律上の条件を交渉することは、弁護士法72条に違反する非弁行為となる可能性があります。

そのため、民間業者から条件交渉を求められた場合、会社は、交渉権限の根拠を確認し、原則として本人または弁護士との間で協議する旨を回答するのが適切です。

なお、労働組合は、組合員の労働条件について労働組合法に基づく団体交渉を行うことができます。したがって、相手方が労働組合である場合は、一般の民間業者と同じ扱いをせず、組合の実体、本人の加入、要求事項などを確認したうえで対応する必要があります。

まとめ

退職代行から連絡が来た場合、会社は、連絡を無視するのでも、相手方の要求をすべて受け入れるのでもなく、次の点を冷静に確認する必要があります。

• 退職代行の運営主体と権限
• 本人の退職意思
• 雇用契約の期間と退職日
• 有給休暇と退職日までの勤怠
• 貸与品、情報、引継ぎの処理
• 未払賃金や退職金
• 離職票などの退職手続

初動を誤ると、単なる退職手続で終わるはずだった問題が、団体交渉、未払残業代請求、労働審判などへ発展することがあります。特に、相手方が弁護士や労働組合である場合や、ハラスメント・未払賃金の主張が含まれている場合は、早期に法的な対応方針を整理することが大切です。

当事務所へのご相談

弁護士法人結の杜総合法律事務所では、仙台・宮城の企業を中心に、退職代行から通知を受けた場合の初動対応、退職日の判断、有給休暇や未払賃金への対応、労働組合との団体交渉、従業員との労働トラブルについてご相談をお受けしています。

通知書への回答や相手方との交渉を始める前に、会社としての法的な立場を整理したい場合は、お早めにご相談ください。

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