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はじめに
ChatGPTをはじめとする生成AIは、今や特別なツールではありません。
契約書の作成や議事録の要約、メールの作成、資料作成など、さまざまな業務で活用されるようになり、多くの企業で「業務の効率化」を支える存在となっています。
一方で、
「社員が顧客情報をAIへ入力してしまった。」
「契約書をそのままAIへ読み込ませていた。」
「会社としてAIの利用ルールを決めていない。」
このようなケースも少なくありません。
便利だからこそ、使い方を誤ると、
- 情報漏えい
- 著作権侵害
- 個人情報保護法上の問題
- 取引先との信用低下
などにつながる可能性があります。
そのため、企業規模を問わず、AIを業務で利用するのであれば、一定のルールを整備しておくことが重要です。
本コラムでは、中小企業でも実践しやすいAI利用ルール（AI利用規程）の考え方について解説します。
AI利用規程とは？
AI利用規程とは、社員が業務で生成AIを利用する際のルールを定めた社内規程やガイドラインです。
難しい内容である必要はありません。
大切なのは、
「どのようなAIを、どのような目的で、どのようなルールの下で利用するか」
を社内で共通認識にすることです。
AIを導入している企業だけでなく、社員が個人のアカウントでAIを利用している場合にも、一定のルールを設けておくことをおすすめします。
AI利用規程が必要な5つの理由
① 情報漏えいを防ぐため
最も重要なのは、情報管理です。
例えば、社員が
- 契約書
- 顧客名簿
- 見積書
- 未公開の商品情報
- 社内会議資料
などをそのままAIへ入力してしまうと、会社の重要な情報が外部サービスに送信される可能性があります。
利用するAIサービスによってデータの取扱いは異なるため、「どの情報なら入力できるのか」を明確にしておく必要があります。
② 個人情報を適切に保護するため
顧客や従業員の氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの個人情報をAIへ入力すると、個人情報保護の観点から問題となる場合があります。
特に、
- 顧客相談
- 人事労務
- 医療
- 福祉
- 士業
などの分野では、慎重な取扱いが求められます。
③ AIの回答を過信しないため
生成AIは非常に自然な文章を作成できます。
しかし、
- 法律
- 税務
- 会計
- 労務
などでは、誤った内容や不正確な情報が含まれることがあります。
そのため、
「AIが作成した内容は、人が必ず確認する」
というルールを設けることが重要です。
④ 著作権・知的財産権のリスクに対応するため
AIが作成した文章や画像については、利用方法によって著作権などの問題が生じる可能性があります。
例えば、
- ホームページの記事
- チラシ
- 広告
- プレゼン資料
などをAIで作成する場合には、第三者の権利を侵害しないよう注意が必要です。
⑤ 社員による利用方法を統一するため
部署や担当者ごとにAIの使い方が異なると、情報管理や品質管理が難しくなります。
利用できるAIサービスや利用目的を一定程度統一することで、業務の効率化とリスク管理を両立しやすくなります。
AI利用規程で定めておきたい項目
会社の規模や業種によって内容は異なりますが、一般的には次のような項目を定めるとよいでしょう。
| 項目 | 内容の例 |
|---|---|
| 利用目的 | 業務効率化、文章作成、情報整理など |
| 利用できるAI | 会社が承認したAIサービス |
| 入力禁止情報 | 個人情報、営業秘密、契約書原本など |
| 利用時の確認 | AIの回答は必ず人が確認する |
| 著作権 | 第三者の権利侵害がないか確認する |
| 情報管理 | 利用履歴やアクセス権限の管理 |
| 教育 | 定期的な社内研修の実施 |
「細かなルールを作る」ことよりも、「社員が理解し、実践できるルール」にすることが重要です。
中小企業がまず取り組みたい5つのポイント
AI利用規程を一度に完璧なものへする必要はありません。
まずは、次の5つを決めるだけでも大きな前進です。
- 利用できるAIサービスを決める
- 入力してはいけない情報を明確にする
- AIの回答は必ず人が確認する
- 重要な契約や対外文書は責任者が確認する
- 定期的にルールを見直す
AI利用規程は「禁止するため」ではなく「安心して活用するため」
「AI利用規程を作ると、社員がAIを使いにくくなるのではないか」と心配されることがあります。
しかし、本来の目的は逆です。
ルールを整備することで、
- 社員が安心してAIを利用できる
- 情報漏えいを防げる
- 品質を保ちながら業務を効率化できる
というメリットがあります。
AIを禁止するのではなく、「安全に活用するためのルール」を作ることが重要です。
よくある質問（Q&A）
Q 従業員が数名しかいない会社でもAI利用規程は必要ですか？
はい。会社の規模にかかわらず、顧客情報や営業秘密を取り扱う場合には、簡易なガイドラインでも整備しておくことをおすすめします。
Q 就業規則に追加する必要がありますか？
会社の運用によって異なります。就業規則の一部として定める方法もあれば、AI利用ガイドラインとして別に整備する方法もあります。
Q AI利用規程は一度作れば十分ですか？
いいえ。生成AIは急速に進化しており、利用方法やサービス内容も変化しています。定期的に見直しを行うことが重要です。
まとめ
生成AIは、企業の業務効率化に大きく貢献する一方で、情報管理や法的リスクにも十分な注意が必要です。
AI利用規程は、社員を縛るためのものではなく、企業が安心してAIを活用するためのルールです。
会社の実情に合ったルールを整備し、AIのメリットを最大限に活かしながらリスクを抑えることが、これからの企業経営には欠かせません。
結の杜総合法律事務所へご相談ください
結の杜総合法律事務所では、契約書の作成・レビューだけでなく、企業のAI利用ガイドラインや社内規程の整備、情報管理体制の構築に関するご相談にも対応しています。
また、代表弁護士は税理士資格を有し、税理士事務所を併設しているため、法務と税務の両面から企業のAI活用をサポートしています。
「AIを導入したいが、どのようなルールを作ればよいか分からない」「自社の実情に合ったAI利用規程を整備したい」とお考えの際は、ぜひお気軽にご相談ください。
次回予告
第5回では、「AI時代だからこそ顧問弁護士が企業に必要とされる理由」をテーマに、AIでは代替できない弁護士の役割や、顧問契約が企業経営にもたらすメリットについて解説します。
宮城県仙台市に拠点を置く弁護士法人結の杜総合法律事務所は、2012年の開設以来、地域の皆様の法的ニーズに応えてまいりました。代表の髙橋和聖は、地元宮城で生まれ育ち、弁護士・税理士としての資格を持ち、法律と税務の両面からサポートを提供しています。当事務所は、青葉区五橋に本店、泉区泉中央に支店を構え、2022年10月には東京支店も開設しました。これからも、仙台・宮城の皆様に寄り添い、親しみやすい法律事務所として、質の高いサービスを提供してまいります。
